Política de Tratamiento de Datos Personales

El responsable del tratamiento de los datos personales es:

• Razón social: SSD NETWORK S.A.S. (en adelante, “SSD Network”).
• Correo para asuntos de datos personales: contacto@ssdnetwork.org.

Esta política se aplica a todas las bases de datos y archivos con datos personales que SSD Network trata como responsable, en Colombia o fuera de ella cuando la ley colombiana resulte aplicable. Se rige por el artículo 15 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Capítulo 25 del Título 2 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1074 de 2015 y las normas que los modifiquen, complementen o reglamenten.

Cuando SSD Network trata datos por cuenta de sus clientes, en desarrollo de los servicios de comunicaciones que estos contratan, actúa como encargado y se aplica lo descrito en la sección 7.

• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de sus datos.
• Base de datos: conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
• Dato sensible: el que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como el origen racial, la orientación política, las convicciones religiosas, la salud, la vida sexual y los datos biométricos.
• Encargado del tratamiento: quien trata datos personales por cuenta del responsable.
• Responsable del tratamiento: quien decide sobre la base de datos y el tratamiento de los datos.
• Titular: la persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación o la supresión.
• Transferencia: envío de datos a un responsable ubicado dentro o fuera de Colombia.
• Transmisión: comunicación de datos a un encargado, dentro o fuera de Colombia, para que los trate por cuenta del responsable.

SSD Network aplica los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad previstos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012. En particular, solo recolecta los datos necesarios para la finalidad informada y no los usa para fines distintos sin una nueva autorización.

Usamos cada tipo de dato solo para lo que se indica aquí. Si alguna vez necesitamos usarlo para algo distinto, te lo diremos y, cuando la ley lo exija, te pediremos una nueva autorización.

5.1. Datos que nos envías por el asistente del sitio web, por correo electrónico o por los canales de atención que tú inicias

Qué datos: nombre, empresa, correo electrónico, teléfono, el servicio que te interesa, el mensaje que escribas y la información técnica descrita en la sección 6.

Para qué: responder tu solicitud y enviarte la cotización. También guardamos la prueba de tu autorización (sección 6). No los usamos para enviarte información comercial, salvo que lo autorices aparte (sección 5.4).

5.2. Datos de clientes

Qué datos: nombre, documento, cargo, correo, teléfono y dirección del representante legal y de los contactos que designe el cliente; documentos para verificar la identidad y la existencia de la empresa, y los que exija cada país para asignar números telefónicos; datos de facturación (razón social, NIT, dirección y correo de facturación); historial de recargas, consumos y pagos, y los soportes de pago; usuarios del portal; y las solicitudes de soporte con sus comunicaciones.

Para qué:

• Prestar y administrar el servicio contratado: verificar la identidad del cliente, configurar la PBX virtual, la troncal SIP, los números y los demás servicios, y enviar avisos sobre el servicio, la seguridad y el saldo.
• Crear y gestionar la cuenta del portal de clientes.
• Facturación y cobro: acreditar recargas, liquidar consumos, emitir facturas, gestionar la cartera y cumplir las obligaciones contables y tributarias.
• Soporte técnico y atención de peticiones, quejas y reclamos.

5.3. Registros técnicos

Qué datos: el detalle de las llamadas (fecha, hora, duración, origen y destino), las direcciones IP, los registros de acceso al portal y los registros de aceptación de los Términos y Condiciones.

Para qué: operar el servicio, mantener su seguridad, prevenir el fraude y cumplir obligaciones legales, como atender requerimientos de autoridades competentes.

5.4. Información comercial

Solo te enviamos novedades y ofertas si lo autorizas aparte. Esa autorización es opcional, se pide por separado en el asistente del sitio con la pregunta «¿Quieres recibir novedades y ofertas de SSD Network?» y no condiciona la atención de tu solicitud. Puedes retirarla en cualquier momento escribiendo a contacto@ssdnetwork.org o con el enlace para dejar de recibir mensajes que incluye cada comunicación comercial. Si respondes que no, no usamos tus datos para eso.

5.5. Grabaciones y registros de las llamadas de nuestros clientes

Las grabaciones y los registros de las llamadas que nuestros clientes hacen a terceros los tratamos como encargados, por cuenta del cliente. El cliente es el responsable de esos datos frente a las personas con las que habla: debe informarles, obtener las autorizaciones que exija la ley y atender sus solicitudes. Así lo establecen la sección 7 de esta política y la responsabilidad del cliente en los Términos y Condiciones (secciones 11 y 13).

Para enviar una solicitud desde el asistente del sitio debes aceptar la autorización. Como prueba de esa autorización, con cada envío SSD Network guarda:

• la fecha y la hora del envío;
• la dirección IP desde la que se hizo el envío;
• la versión de esta política vigente y aceptada en ese momento; y
• el texto exacto de la autorización que aceptaste en el asistente; y
• si aceptaste recibir información comercial, también el texto exacto de esa autorización. Si respondiste que no, queda registrado que no la autorizaste.

Esta información se conserva mientras se mantenga el tratamiento de tus datos y durante el tiempo adicional que se requiera para demostrar la autorización ante el titular o ante una autoridad.

Cuando un cliente usa los servicios de SSD Network (central telefónica en la nube, líneas SIP, números virtuales, grabación de llamadas, portal e integraciones), por la plataforma circulan datos de terceros: números marcados y recibidos, registros de detalle de llamadas (fecha, hora, duración, origen y destino), grabaciones y otros datos de las personas con las que el cliente se comunica.

Respecto de esos datos, el cliente es el responsable del tratamiento y SSD Network actúa como encargado: los almacena y procesa únicamente para prestar el servicio contratado, siguiendo las instrucciones del cliente, y no los usa para fines propios.

Corresponde al cliente obtener las autorizaciones que exija la ley, informar a las personas con las que se comunica que la llamada puede ser grabada y para qué, y atender las consultas y reclamos de esos titulares. Si un titular presenta ante SSD Network una solicitud sobre datos que trata por cuenta de un cliente, SSD Network la remitirá al cliente y le prestará el apoyo razonable que necesite para responderla.

Las condiciones de este tratamiento se complementan con los Términos y Condiciones, que incluyen los usos no permitidos de los servicios.

SSD Network no solicita datos sensibles para las finalidades de la sección 5. Si en algún caso fuera necesario, te lo informaremos y no estarás obligado a entregarlos. No condicionamos ninguna actividad a que los entregues.

Los servicios están dirigidos a empresas y profesionales, y SSD Network no recolecta de forma intencional datos de niños, niñas o adolescentes.

Los datos descritos en esta política pueden almacenarse o procesarse en servidores y con proveedores ubicados fuera de Colombia. Esos proveedores actúan como encargados y solo tratan los datos para prestarle servicios a SSD Network.

SSD Network adopta medidas de seguridad, contractuales y técnicas, adecuadas para que los datos reciban un nivel de protección acorde con la ley colombiana, y realiza estas transmisiones conforme a la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1074 de 2015. Al aceptar esta política autorizas esa transmisión internacional.

SSD Network no vende ni cede datos personales a terceros. Solo los comunica a terceros cuando es necesario para prestar el servicio (por ejemplo, para asignar un número telefónico en otro país o procesar un pago), cuando lo ordene una autoridad competente o cuando la ley lo permita.

Como titular de datos personales tienes derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos, incluso cuando sean parciales, inexactos, incompletos, fraccionados o induzcan a error.
• Solicitar prueba de la autorización que otorgaste, salvo cuando la ley no la exija.
• Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a tus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la ley, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante SSD Network.
• Revocar la autorización y solicitar la supresión de tus datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías legales. La revocatoria y la supresión no proceden cuando tengas un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
• Acceder de forma gratuita a tus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Pueden ejercer estos derechos el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, y quien haya estipulado a favor de otro, acreditando su calidad.

Las consultas, los reclamos, la revocatoria de la autorización y las demás solicitudes sobre datos personales las atiende el área de Atención al cliente de SSD Network únicamente por correo electrónico, en contacto@ssdnetwork.org.

Tu solicitud debe incluir tu nombre, tu número de identificación, los datos de contacto para responderte, la descripción de lo que pides y, si actúas en nombre de otra persona, el documento que acredite tu representación.

12.1. Consultas

Puedes consultar la información personal tuya que repose en nuestras bases de datos. La consulta se responde en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados desde la fecha de recibo. Si no es posible atenderla dentro de ese plazo, te informaremos los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, que no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

12.2. Reclamos

Si consideras que tu información debe corregirse, actualizarse o suprimirse, o adviertes un presunto incumplimiento de la ley, puedes presentar un reclamo con la información indicada en la sección 11. El trámite es el siguiente:

1. Si el reclamo está incompleto, te pediremos dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recibo que subsanes las fallas. Si transcurren dos (2) meses desde ese requerimiento sin que presentes la información, se entenderá que desististe del reclamo.
2. Si quien recibe el reclamo no es competente para resolverlo, lo trasladará a quien corresponda en un plazo máximo de dos (2) días hábiles y te informará de ello.
3. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” y el motivo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles, y se mantendrá hasta que se decida.
4. El reclamo se responde en un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a la fecha de su recibo. Si no es posible atenderlo dentro de ese plazo, te informaremos los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, que no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

12.3. Queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio

Solo podrás presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez hayas agotado el trámite de consulta o reclamo ante SSD Network.

SSD Network aplica medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos frente a pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, entre ellas: cifrado de las comunicaciones con el sitio web y el portal, control de acceso por usuario y contraseña, acceso restringido a la información según la función de cada persona, registro de accesos, copias de respaldo y compromisos de confidencialidad con el personal y los proveedores.

Ningún sistema es completamente infalible. Si se presenta un incidente de seguridad que afecte datos personales, SSD Network lo informará a la Superintendencia de Industria y Comercio y, cuando corresponda, a los titulares afectados.

Los datos se conservan durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades informadas y las obligaciones legales, contables y tributarias aplicables. Las bases de datos estarán vigentes mientras SSD Network desarrolle su objeto social y subsistan esas finalidades. Cumplidas, los datos se suprimen o se anonimizan, salvo que una norma exija conservarlos.

Cualquier cambio sustancial a esta política se publicará en ssdnetwork.org con una nueva versión y fecha de vigencia antes de que se aplique. Si el cambio afecta la finalidad del tratamiento, solicitaremos una nueva autorización.

Esta política (versión 1.2) rige a partir del 3 de noviembre de 2026.